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バーチャルイベントの効果を最大化させるコツ

2020年、コロナ禍でオフラインのイベント開催が難しくなり、バーチャル上で開催されるイベントが急増しました。ただ、イベントであるにもかかわらず、主催者からの一方通行の情報発信を行うだけのバーチャルイベントが増えています。リアル開催が難しくなり、代替え手段としてバーチャルでイベントを検討する主催者様が多いのが実情ですが、ただの代替え手段ではなく、バーチャルならではな特性を生かし、バーチャルイベント実施の効果を最大化するコツを解説いたします。

人数制限や開催場所にとらわれないメリットを生かして効果増を狙う

バーチャルイベントの登場によって”イベント”の定義づけが改めて必要になってきていますが、やはり”イベント”である以上はリアルタイムで開催しているべきだと私たちは考えています。

動画や画像、記事などのWebコンテンツをアーカイブで見せるだけであれば”イベント”とは呼べないかもしれません。本来イベントとは”その日その時間に開催されている”からこそ、価値があるのではないでしょうか。つまり、ライブ開催が参加者満足度を上げるコツでしょう。参加者の”参加している”感をいかに醸成するかがポイントです。

”参加している感”を抱いてもらうためには、参加者が他の参加者の存在を感じてもらうことが重要です。参加者とイベント提供者がリアルタイムで双方向のやりとりができるイベント企画設計を行いましょう。

双方向でやりとりを行う方法としてはZOOMなどのWeb会議ツールを使ったり、テキストチャットでコミュニケーションを取る方法があります。

ウェビナー(オンラインで行うライブセミナー)を開催し、チャットで質問を受けつけたり、何らかのワークを行うことも有効でしょう。

基本的には参加者が”参加している感”を出すことが満足度を高めるのに有効な手段です。ただ、ご注意いただきたいポイントもあります。前述した通り、イベント参加者の心理的ハードルが下がった状態でバーチャルイベントは開催されるため、参加者のモチベーションは個々人によってかなり差異があると考えるべきです。特に無料参加のイベントの場合は少し様子を覗きにきただけ、という場合もあります。

参加の動機づけが弱い参加者の場合、双方向のコミュニケーションを望んでいないケースもあります。そうした来場者に対して何らかの発言を求めたりするとすぐに退室してしまうこともあるでしょう。こうした来場者には動画コンテンツや何らかのWebコンテンツだけで情報収集ができる仕掛けが必要です。

”参加している感”を醸成するコンテンツと、様子見来場者向けに主体的参加が必要ない視聴だけのコンテンツ、この両方を同じイベント内に用意することであらゆる来場者ニーズに応える、奥行きのあるバーチャルイベントになるはずです。

参加者満足度をあげる当日運営のコツ

バーチャルイベントの登場によって”イベント”の定義づけが改めて必要になってきていますが、やはり”イベント”である以上はリアルタイムで開催しているべきだと私たちは考えています。

動画や画像、記事などのWebコンテンツをアーカイブで見せるだけであれば”イベント”とは呼べないかもしれません。本来イベントとは”その日その時間に開催されている”からこそ、価値があるのではないでしょうか。つまり、ライブ開催が参加者満足度を上げるコツでしょう。参加者の”参加している”感をいかに醸成するかがポイントです。

”参加している感”を抱いてもらうためには、参加者が他の参加者の存在を感じてもらうことが重要です。参加者とイベント提供者がリアルタイムで双方向のやりとりができるイベント企画設計を行いましょう。

双方向でやりとりを行う方法としてはZOOMなどのWeb会議ツールを使ったり、テキストチャットでコミュニケーションを取る方法があります。

ウェビナー(オンラインで行うライブセミナー)を開催し、チャットで質問を受けつけたり、何らかのワークを行うことも有効でしょう。

基本的には参加者が”参加している感”を出すことが満足度を高めるのに有効な手段です。ただ、ご注意いただきたいポイントもあります。前述した通り、イベント参加者の心理的ハードルが下がった状態でバーチャルイベントは開催されるため、参加者のモチベーションは個々人によってかなり差異があると考えるべきです。特に無料参加のイベントの場合は少し様子を覗きにきただけ、という場合もあります。

参加の動機づけが弱い参加者の場合、双方向のコミュニケーションを望んでいないケースもあります。そうした来場者に対して何らかの発言を求めたりするとすぐに退室してしまうこともあるでしょう。こうした来場者には動画コンテンツや何らかのWebコンテンツだけで情報収集ができる仕掛けが必要です。

”参加している感”を醸成するコンテンツと、様子見来場者向けに主体的参加が必要ない視聴だけのコンテンツ、この両方を同じイベント内に用意することであらゆる来場者ニーズに応える、奥行きのあるバーチャルイベントになるはずです。

アフターフォローの実施でさらなる効果創出を狙う

何を目的としたイベントなのかにもよりますが、バーチャルイベントの大きなメリットの一つとして、全てデータで取得することができる、という点が挙げられます。

来場者データや参加コンテンツ、そして参加後アンケートなど、元々データで取得している場合も多いかもしれませんが、バーチャルイベントは紙媒体が入る余地が良くも悪くもありません。イベントを起点として収集したデータを活用することで、参加者のアフターフォローを行っていきましょう。

イベント終了後、なるべく速やかに参加者に対してお礼メールを送りましょう。また参加者がその次に取るべきアクション(次のイベントの告知や追加コンテンツ閲覧、面談受付フォームなど)もお礼メールの中に含めておくと、参加者の熱も持続させることができます。

一方的な情報提供ではない参加型イベント最大の魅力は、参加者の意欲醸成にあります。しかし、せっかく高まった熱も時間が経てば低下します。これはバーチャルもリアルイベントも変わりません。アフターフォローも速やかに行って、イベントで達成したいゴールを実現させてください。

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