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バーチャルイベントにかかる費用は?予算を最適化するために抑えておくべきポイント

バーチャルイベントは、従来のリアルイベントと比較してコストを抑えて実施できるメリットがあります。バーチャル開催ならではの様々なオプション機能がありますが、どのような機能を利用して、目的達成のために費用を最適化していくか解説いたします。

リアルイベントとバーチャルイベントとの費用の違い

バーチャルイベントを開催するにあたり、大きく費用が変動するのが、次の4つです。「会場費」「設営費」「人件費」(受付、案内、警備等)「配信プラットフォーム費用」。
バーチャルイベントでは、リアル開催でのイベントと異なりブース展示や講演のための会場を準備する必要がありません。また、展示用ブースの設営も必要がなくなり、会場の受付や案内スタッフも必要がなくなります。そのため、会場費、設営費、人件費は大きく削減されます。一方で、バーチャルイベントだから必要となる費用が、イベント配信プラットフォームにかかる費用です。どのような機能を備えたものにするのか、既存サービスを利用するのか、自社専用に開発を行うのかでもその費用は変わります。また、既存のサービスを利用するのであれば、その課金システムによっても大きく変わってきます。

目的から逆算してオプションを選択し、費用を最適化する

どのようなイベント配信プラットフォームを用意するかは、開催するイベントにより異なります。いくつか例を挙げますが、開催目的、形式共に様々なイベントがあります。

例えば、出展企業を募っての展示会であれば、出展企業毎に企業情報や製品情報を発信するための十分なコンテンツと、一方的な情報の露出で終わらせないための、双方向コミュニケーションを行うための機能が必要です。また、展示即売会であれば、決済システムも必要となるかもしれません。以下にバーチャルイベントを開催する際に、一般的に使用を検討する機能を下記に挙げます。

  • ・企業情報、製品情報等のコンテンツ掲載
  • ・商談・面談用のビデを会議
  • ・商談予約
  • ・テキストによるチャット
  • ・セミナー配信
  • ・動画配信
  • ・資料ダウンロード
  • ・来場者向けアンケート
  • ・決済システム
  • ・参加登録システム
  • ・出展企業向けCMS(コンテンツマネジメントシステム)

イベントの目的から、最適な開催形式とそれに必要なオプション(機能)を取捨選択することで、費用の最適化と、効果を上げることができます。

費用対効果として用いられる指標の例

費用対効果として用いる指標としては、下記のものが一般的です。

  • ・獲得リード単価
  • ・商談・面談用のビデを会議
  • ・商談予約

バーチャルイベントは、イベント会場への物理的な距離がなくなるため、遠方の方も気軽に参加できます。また天候にも左右されず、またちょっとした空き時間を利用して参加できるため、リアル開催のイベントよりも参加者を多く獲得できる傾向にあります。そのため、リアル開催時よりも、上記の指標は良い数値が出ることが多いです。

大切なのは、獲得したリードに対してどのようなアクションを取り、商談の制約等に繋げて行くかです。気軽に参加できるため、リードは多く獲得できる傾向にありますが、質は低下することもあるようです。

バーチャルイベントは、会場費や人件費等大きく削減できます。イベント配信プラットフォームをどのような物を用意するのかで、イベント開催にかかる費用は大きく変わってきます。イベントの形式、目的に最適な機能を取捨選択することで、費用対効果を高めることが可能です。また、既存のイベント配信サービスを利用する場合は、その課金システムもきちんと確認することが大切です。より多くのイベント参加者を獲得し、そのリードに対して事後にどのような施策を行うかまでを計画することが、イベントの費用対効果をあげる上では大切です。

エナジャイズが日本展開をイベント配信プラットフォーム「EASYバーチャル・フェア」では、リアルイベントを開催するよりも安価で、簡単な設定でバーチャルイベントを開催することができます。詳細な費用・お見積もりや開催形態のご相談など、お気軽にお問い合わせください。

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